就是這9件事總在浪費你的時間！現在就重新檢視、和窮忙說再見
你今天又加班了嗎？你總是覺得工作的事情太多做不完嗎？你覺得一天24小時根本就不夠用嗎？事實的真相是，你其實並沒有時間不夠的問題，而是你的時間可能都被浪費掉了！
你知道比爾蓋茲、川普、周杰倫跟你有什麼共通點嗎？Ok，答案不是你想的那一個。我知道你們都是地球人，而且你們都很帥，雖然這也是事實，但並不是這個問題的正確答案。比爾蓋茲、川普、周杰倫跟你，以及地球上的每一個人的共通點，就是我們每個人每天都有24個小時，沒有任何一個人例外。
每個人都只有一樣多的時間，但完成的事情與成就卻有天壤之別，而這其中的差異，就是在於你是否能夠有效率地在有限的時間中，完成所有的事情。
把事情一開始就做錯了，必須整個重做
假設你是個室內設計師，要幫一個客戶設計裝潢他的新家。這個客戶很重視八字、風水跟方位。但你卻沒有跟他確認到這些細節。
你花了一整個禮拜，每天晚上熬夜，幫他的新房子畫了結構圖跟3D示意圖。結果你拿給他看，要跟他討論的時候，他就只是冷冷的回應你說，這個方位跟我不合，抱歉要請你重畫。
你聽完之後心是不是涼了一半？
你花了一整個禮拜畫圖，但就因為沒有確認到方位的問題，結果就是被客戶洗臉。整張圖不但要重畫，你的專業度也會被大打折扣。早知道會浪費掉一整個禮拜畫一張錯誤的圖，還不如每天早點回家睡覺還比較實在一點。
把事情一開始就做錯，所以必須整個重做，通常是因為粗心大意、缺乏專業能力、或是不按照標準流程行事的結果，大部分的工作時間都是這樣浪費掉的。
解決的方法就是要徹底地分解你的工作流程，將每一件需要執行或是確認的事情，依照時間順序製作成一份查核表，然後按表操課，執行所有的項目。一份正確的查核表可以幫你省下大把重做的時間，也會大幅地提升你的工作效率。
被客戶牽著鼻子走，答應了不該答應的事情
假設你是個婚紗攝影師，要依照一個客戶的要求，幫他拍出有藍天白雲的外景照片。你上網查了一下天氣預報，發現要到下週三之後天氣才會放晴，但客戶說他沒有時間，一定要你配合在週二就進行拍攝。
你妥協了，結果週二拍攝的當天就跟天氣預報一樣，一整天都下著陰雨，沒有一張照片有藍天白雲，但合約裡面寫著一定要有藍天白雲的外景照片。結果你花了三倍的時間在電腦前面修圖，還被客戶抱怨你不該被他們影響，應該要保持專業，堅持週三再進行拍攝的。
你可能會覺得客戶不講理，但客戶本來就不是總是講道理的。
事實的情況就是，你妥協了你的專業，被客戶牽著鼻子走，答應了不該答應的事情。客戶本來就會有很多的要求，他們也不是專業人士，是的話也不用找你了。
沒有人會尊重一個沒有主見也沒有原則的廠商，被客戶牽著鼻子走真的一點都不專業。你需要對品質的要求有所堅持，客戶也期待你的專業度可以幫他解決他的問題。這代表你需要完全理解整個產品的生產流程，然後站在為品質把關的角度，告訴客戶該怎麼配合你，來達到最好的結果。
除非你認為客戶比你更專業，如果是的話，那你從一開始就不該出現在你現在的職位上面，這不僅浪費客戶的時間，浪費公司的時間，也浪費掉你自己寶貴的工作時間。
不熟悉你使用的設備或是工具
你知道一個平面設計師卻不熟悉Photoshop的操作，會浪費掉多少的時間嗎？一個廚師不熟悉他的廚具、一個會計不太會用exel表單、或是一個不會開手排車的貨車司機，你可以想像他們的日子會過得有多痛苦嗎？
也許很多人會覺得他們知道怎麼操作工作用的工具，但有很高比例的人，就只是熟悉用到一部分，而不是精通每個環節。
要知道一個蠻會開車，跟另一個能達到人車合一的賽車手相比，效率跟產能可是相差了不只數百倍。你需要持續地學習關於你所使用的工具或設備的相關知識，然後不斷地演練。
即使是NBA的頂尖球員，也都是每天準時到球場參加練習的。只有練習練習再練習，你才能與工具或設備融為一體，合而為一，也只有在這個時候，你才能不再浪費時間，真正的發揮效率提高產能。
覺得自己什麼都會了，沒有持續地學習吸收新知識
有些人甚至覺得閱讀或是學習是一件很花時間的事情。但情況剛好相反，就是因為缺乏知識才會導致一個人做錯事，或是用沒有效率的方法做事。
而一個無法學習的人，就是一個覺得自己什麼都懂的人。既然他什麼都知道了，那幹嘛還花時間去學習。但有趣的地方是，一個人往往得懂的夠多，才能意識到自己其實還有很多不足的地方。
這就是為什麼會在週末花時間參加研習班的業務人員，往往都是業界的 top sales。而表現平平或是在及格邊緣掙扎的，往往都是覺得自己什麼都懂，也不再持續精進自己銷售技巧的業務人員。
所以要虛心的在你的專業領域中持續學習，才能避免因缺乏吸收新知識，用錯誤或過時的方法做事情，浪費掉你寶貴的時間。
個人區域或工作環境雜亂無章
雖然網路上有很多的資訊告訴你說，桌面越亂的人越有創意，但對大多數的職位來說，工作環境越是雜亂無章，就代表你需要花更多的時間來找東西。根據一項研究報告的數據指出，人們每年平均花費150個小時在找東西。
這是商業人士在一年當中，找東西時所花的平均時間。假設我們一個月工作二十天，每天做八小時，總共一百六十個小時。換句話說，一個正常的商業人士在一年之中，幾乎花了一整個月的工作時間在找東西上面。
所以不要被某些網路文章給誤導了，你若想要提升工作的效率，至少也要能夠快速的找到你想找的東西，整潔有秩序的個人區域跟工作環境，是不可或缺的。
參與或召開無效的會議
我相信這一點你應該會很有共鳴，尤其是被要求參加那種沒有準備，沒有規劃，也沒有明確目的討論型會議。很多時候這些會議的結果可能跟你一點關係都沒有，卻還被要求要坐在旁邊陪著大家討論。
有些人甚至認為開會本身就是一種工作，但實際上並非如此，因為和別人討論事情並不代表你的工作能夠如期完成，也不代表事情就會有所進展。所以若要提高工作效率，減少會議的數量就非常重要了。
但若無法避免開會，如何進行一場有效率的會議？你可以把握這幾個原則：
- 開會的目的要清晰，會議結束後期望得到什麼結論？
- 要挑選與會的成員，如果關鍵人員不能出席，那寧願改期也不要浪費時間開一個不會有結論的會議。
- 相關人員要表態，要讓所有人的意見充分被表達，會議才會有意義。
- 結論要明確，讓大家在會議之後，清楚的知道該如何往下進行工作。
- 會議記錄要確實，有哪些決議，分別由誰提出，決議後的待辦事項又有哪些，分別由誰負責等。
- 待辦事項要追蹤，確保每件待辦事項都在進度內，每一件事也都要能如期完成。
如果一場會議不能做到以上這六點，那其實就沒有開會的必要性。就如同Tesla的創辦人Elon Musk說的，除非確定這場會議正在為全體參加者提供價值，否則請盡量減少所有大型會議，如果一定要開會，請保證要速戰速決。
在上班時間和同事們閒聊
也許有些人會說這是維持辦公室人際關係的方式，但實際的情況是，扣除掉開會、午休跟下午茶的時間，你所能用在工作上的時間其實非常有限，所以要盡量避免在工作的時間聊天，把注意力都放在你正在處理的事情上面，你會更有效率，完成更多的事情。
想要一心多用，一次做多件事情
要知道人的注意力單位是有限的，而且每當你開始要做一件事情，都得先花些時間進入狀況。然後客戶一通電話來了，跟你要一份報價單。你打開了報價單準備要開始編輯的時候，同事又跟你要一份之前做到一半的簡報。你打開了那一份簡報，又花了一些時間去瞭解上次完成的進度，結果一個上午就過去了，你開始了五六件事情，卻沒有一件事情是完成的。
或許有些人在同時處理多件事情的時候，會有種覺得自己是個相當能幹的人，有時甚至還會陶醉在忙碌的氛圍裡面。然而，腦部的結構本來就沒辦法讓我們同時專注在多件事情上頭。這是腦部科學領域中被稱為「雙重任務干擾」的現象，如果同時處理兩件事，結果反而會花費更多的時間，同時失誤的情況也會增加。所以要能提昇工作的效率不浪費時間，專注地做一件事情，把它做好，是至關重要的。
在上班時間看Youtube影片
如果你非要在上班時間看的話，那就記得要看張邁可的Youtube頻道，至少你還能獲得一些對工作對生活上有用的資訊，這樣子在定義上，就不完全算是在浪費時間，對吧？
